Als bedrijfsarts heb je te maken met verschillende administratieve taken die bij je werk horen. Je moet wettelijke registraties bijhouden volgens de Arbowet en de BIG-registereisen, verzuimdossiers voeren, rapportages schrijven voor werkgevers en het UWV, en medische keuringen documenteren. Deze administratie neemt ongeveer 30-40% van je tijd in beslag, maar met goede systemen en ondersteuning kun je dit efficiënter organiseren.
Welke wettelijke registraties moet een bedrijfsarts bijhouden?
Je bent verplicht om je BIG-registratie actueel te houden, nascholingspunten te registreren en alle medische handelingen te documenteren volgens de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO). Daarnaast moet je voldoen aan de registratie-eisen van de Arbowet voor alle bedrijfsgeneeskundige activiteiten.
Voor je BIG-registratie heb je elk jaar voldoende nascholingspunten nodig. Als bedrijfsarts moet je deze punten aantoonbaar maken via certificaten en deelnamebewijzen van cursussen. Je werkgever moet je hiervoor de tijd en middelen geven.
Alle medische handelingen die je uitvoert – van keuringen tot verzuimbegeleiding – moeten worden gedocumenteerd in het medisch dossier. Dit geldt ook voor de adviezen die je geeft aan werkgevers over arbeidsgeschiktheid of werkplekaanpassingen. De Arbowet verplicht je om deze gegevens minimaal vijf jaar te bewaren.
Als je deze registraties niet op orde hebt, riskeer je problemen met je BIG-registratie of zelfs tuchtrechtelijke procedures. Bovendien kun je juridisch aansprakelijk worden gesteld als er iets misgaat en je documentatie niet compleet is.
Hoe werkt de dossiervoering bij verzuimbegeleiding?
Bij verzuimbegeleiding moet je alle gesprekken documenteren met informatie over de gezondheidsklachten, werkbeperkingen, het behandelplan en de afspraken over werkhervatting. Deze informatie blijft strikt vertrouwelijk en mag alleen met toestemming van de werknemer worden gedeeld.
In het verzuimdossier leg je vast wat je tijdens elk gesprek bespreekt: de aard van de klachten, welke beperkingen er zijn, welke behandeling er loopt en wat de prognose is. Ook noteer je concrete afspraken over werkhervatting, zoals aangepast werk of gefaseerde terugkeer.
Je houdt medische informatie en arbeidskundige informatie gescheiden. Medische details deel je nooit met de werkgever – alleen je advies over wat iemand wel of niet kan. Voor bedrijfsartsen in opleiding is dit een belangrijk punt om goed te leren.
Verzuimdossiers bewaar je minimaal vijftien jaar na het laatste contact. Dit is langer dan bij gewone medische dossiers, omdat arbeidsgerelateerde klachten soms pas jaren later problemen kunnen geven. Digitale systemen maken deze lange bewaarperiode veel gemakkelijker te beheren.
Wat voor rapportages schrijft een bedrijfsarts?
Je schrijft verschillende rapportages: verzuimrapportages voor werkgevers (zonder medische details), arbeidsgeschiktheidsadviezen, UWV-rapportages voor WIA-beoordelingen en periodieke gezondheidsverslagen na bedrijfsgeneeskundig onderzoek. Elke rapportage heeft een specifiek doel en een specifieke doelgroep.
Voor werkgevers schrijf je beknopte adviezen over wat een werknemer wel en niet kan, welke aanpassingen nodig zijn en wanneer werkhervatting mogelijk is. Je vermeldt geen diagnoses of behandeldetails – alleen wat relevant is voor het werk.
UWV-rapportages zijn uitgebreider en bevatten meer medische informatie. Deze gebruik je bij WIA-aanvragen of tweede-spoortrajecten. Je beschrijft dan wel de medische situatie, beperkingen en prognose, omdat dit nodig is voor de beoordeling.
Na periodiek medisch onderzoek (PMO) of andere keuringen maak je verslagen voor zowel de werknemer als de werkgever. De werknemer krijgt alle informatie, de werkgever alleen het oordeel over de geschiktheid voor het werk.
| Type rapportage | Voor wie | Medische details | Bewaarperiode |
|---|---|---|---|
| Verzuimadvies | Werkgever | Nee | 5 jaar |
| UWV-rapportage | UWV | Ja | 15 jaar |
| PMO-verslag | Beide | Alleen voor werknemer | 40 jaar |
Hoeveel tijd kost administratie in de praktijk van een bedrijfsarts?
Administratie kost gemiddeld 30-40% van je werktijd als bedrijfsarts. Per verzuimgesprek ben je ongeveer 15-20 minuten kwijt aan documentatie. Met goede digitale systemen en sjablonen kun je dit terugbrengen tot 20-25% van je tijd.
Een standaard verzuimgesprek van 45 minuten vraagt ongeveer 15 minuten administratie: notities uitwerken, het advies formuleren en eventueel de werkgever informeren. Bij complexe gevallen kan dit oplopen tot 30 minuten extra werk.
Keuringen kosten relatief minder administratieve tijd, omdat je vaak standaardformulieren gebruikt. Een rijbewijskeuring of periodiek onderzoek vraagt meestal 5-10 minuten documentatie per persoon.
Digitale systemen helpen je enorm. Met goede software kun je tijdens gesprekken direct typen, sjablonen gebruiken voor standaardadviezen en automatisch rapportages genereren. Dit scheelt veel tijd en voorkomt fouten.
Plan je administratie slim in. Veel bedrijfsartsen doen dit direct na elk gesprek, zodat alles nog vers in het geheugen ligt. Anderen plannen vaste momenten in de week voor alle administratie. Kies wat bij jouw werkstijl past.
Waarom werken bij WVM bedrijfsartsen?
Bij ons krijg je uitstekende ondersteuning bij al je administratieve taken, zodat je meer tijd overhoudt voor waar je echt goed in bent: mensen helpen. We zorgen ervoor dat papierwerk niet ten koste gaat van het patiëntcontact.
Wat we je bieden:
- Moderne digitale systemen die administratie versnellen en vereenvoudigen
- Administratieve ondersteuning voor standaardrapportages en planning
- Praktische training in efficiënt werken en timemanagement
- Flexibele werkindeling waarbij je zelf bepaalt hoe je je tijd indeelt
- Korte lijnen waardoor je snel antwoord krijgt op vragen
- Collegiale samenwerking met ervaren bedrijfsartsen die je kunnen helpen
We begrijpen dat administratie belangrijk is, maar niet je hele dag moet bepalen. Daarom investeren we in systemen en ondersteuning die je werk lichter maken. Zo kun je doen waar je voor gekozen hebt: mensen begeleiden naar duurzame gezondheid en werkplezier.
Lees meer over onze visie op mensgerichte arbeidsgeneeskunde of neem contact met ons op om te ontdekken hoe wij jouw werk als bedrijfsarts kunnen verrijken.