Als werkgever mag je op elk moment van arbodienst wisselen, zolang je de opzegtermijn in je contract respecteert. Die termijn is doorgaans één tot drie maanden, afhankelijk van wat er in je overeenkomst staat. Lopende verzuimdossiers gaan mee naar de nieuwe arbodienst, maar de overdracht vraagt om goede voorbereiding. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over overstappen naar een andere bedrijfsarts of arbodienst.
Wanneer mag je als werkgever van arbodienst wisselen?
Je mag op elk moment van arbodienst wisselen, maar je bent gebonden aan de opzegtermijn in je lopende contract. Controleer je overeenkomst op de exacte termijn en eventuele automatische verlengingsclausules. Mis je dat moment, dan loop je het risico dat je contract stilzwijgend wordt verlengd met een jaar of langer.
De meeste contracten hebben een opzegtermijn van één tot drie maanden. Wil je per 1 januari overstappen? Dan moet je in sommige gevallen al in september of oktober opzeggen. Zet die datum in je agenda en controleer ook of er boeteclausules gelden bij tussentijdse beëindiging.
Een goed moment om te wisselen is aan het einde van een contractperiode, maar dat is geen verplichting. Als je ontevreden bent over de dienstverlening, de bereikbaarheid of de samenwerking, is dat op zichzelf al reden genoeg om de overstap te overwegen, ook midden in een lopend jaar.
Wat gebeurt er met lopende verzuimdossiers bij een overstap?
Lopende verzuimdossiers gaan mee naar de nieuwe arbodienst. De nieuwe bedrijfsarts neemt de begeleiding over en is verantwoordelijk voor de continuïteit van de verzuimbegeleiding. Dat betekent dat medewerkers die ziek zijn op het moment van de overstap, gewoon begeleid blijven worden, zij het door een andere arts.
Praktisch gezien vraagt dit om goede afstemming. De nieuwe arbodienst heeft een actueel overzicht nodig van alle lopende dossiers: wie is ziek, wat is de diagnose (voor zover relevant voor de werkhervatting), wat zijn de afspraken en wat zijn de eerstvolgende stappen in het re-integratietraject?
Zorg ervoor dat je als werkgever zelf ook een duidelijk overzicht hebt van alle openstaande dossiers voordat je overstapt. Zo voorkom je dat er informatie verloren gaat of dat een medewerker tussen wal en schip valt tijdens de overdracht.
Hoe verloopt de overdracht van medische gegevens?
Medische gegevens zijn eigendom van de werknemer, niet van de werkgever of de arbodienst. De overdracht van medische dossiers van de ene naar de andere bedrijfsarts verloopt via de artsen zelf, niet via jou als werkgever. De vertrekkende bedrijfsarts is verplicht om het medisch dossier op verzoek over te dragen aan de opvolger, mits de werknemer daarvoor toestemming geeft.
In de praktijk werkt dit als volgt: de nieuwe bedrijfsarts vraagt het dossier op bij de vorige arbodienst. De werknemer ondertekent een toestemmingsverklaring. Daarna vindt de overdracht plaats, doorgaans binnen enkele weken. Als werkgever speel je hierin geen rol en heb je ook geen inzage in de medische inhoud van de dossiers.
Wat je als werkgever wél kunt doen, is je medewerkers tijdig informeren over de overstap en uitleggen hoe het proces werkt. Dat voorkomt onrust en zorgt dat medewerkers weten wat ze kunnen verwachten.
Hoe lang duurt het voordat de nieuwe arbodienst operationeel is?
Reken op twee tot zes weken voordat de nieuwe arbodienst volledig operationeel is. In die periode worden contracten getekend, dossiers overgedragen en afspraken gemaakt over werkwijze en contactmomenten. Bij een goed voorbereide overstap kan de nieuwe bedrijfsarts al binnen een week de eerste spreekuren draaien.
De snelheid hangt af van hoe goed de voorbereiding is. Een arbodienst die werkt met korte lijnen en directe communicatie kan sneller schakelen dan een grote landelijke organisatie met meerdere afdelingen en bureaucratische tussenstappen. Vraag bij een kennismakingsgesprek altijd concreet hoe de onboarding eruitziet en binnen hoeveel tijd je medewerkers terechtkunnen bij de nieuwe bedrijfsarts.
Voor lopende verzuimdossiers geldt: zorg dat de overdracht al vóór de officiële startdatum is afgerond. Zo is de nieuwe bedrijfsarts direct ingewerkt en hoeven medewerkers niet te wachten op hun begeleiding.
Wat moet je regelen voordat je overstapt naar een andere arbodienst?
Een soepele overstap vraagt om goede voorbereiding. Dit zijn de stappen die je als werkgever moet zetten voordat je officieel overstapt:
- Controleer je huidige contract op opzegtermijn, einddatum en eventuele verlengingsclausules.
- Zeg op tijd op, schriftelijk en aantoonbaar, zodat je niet vastloopt door een automatische verlenging.
- Maak een overzicht van lopende verzuimdossiers, inclusief de status van elk dossier en de afspraken die er lopen.
- Informeer je medewerkers over de overstap, zodat zij weten bij wie ze terechtkunnen en hoe de overdracht verloopt.
- Sluit een nieuw contract met de nieuwe arbodienst en bespreek de onboarding en overdracht concreet.
- Regel de overdracht van dossiers in samenwerking met beide arbodiensten en zorg dat werknemers toestemming geven voor de overdracht van hun medische gegevens.
Hoe meer je dit vooraf organiseert, hoe minder gedoe je tijdens de overstap ervaart. Een goede nieuwe arbodienst helpt je hierbij actief en neemt een deel van de coördinatie op zich. Bekijk de WVM Bedrijfsartsen-website voor een overzicht van hoe wij de onboarding aanpakken.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij het wisselen van arbodienst?
De meest voorkomende fout is te laat opzeggen, waardoor het contract automatisch verlengd wordt. Maar er zijn meer valkuilen die je kunt vermijden als je weet waar je op moet letten.
- Te laat opzeggen: Automatische verlengingsclausules zorgen ervoor dat je onbedoeld een jaar langer vastzit aan je huidige contract.
- Geen overzicht van lopende dossiers: Als je niet weet welke medewerkers ziek zijn of in welke fase van re-integratie ze zitten, raakt de overdracht in de war.
- Medewerkers niet informeren: Medewerkers die niet weten dat er een nieuwe bedrijfsarts is, weten ook niet waar ze naartoe moeten bellen. Dat leidt tot vertraging en verwarring.
- Geen afspraken maken over de overdrachtsperiode: Soms is er een gat tussen het einde van het oude contract en de start van het nieuwe. Zorg dat dit niet samenvalt met een drukke verzuimperiode.
- Alleen op prijs selecteren: Een goedkopere arbodienst die slecht bereikbaar is of weinig persoonlijke aandacht biedt, kost je uiteindelijk meer door vertraagd verzuimmanagement.
Hoe WVM Bedrijfsartsen helpt bij een soepele overstap
Bij ons weet je precies waar je aan toe bent. We zijn een regionale, volledig onafhankelijke arbodienst in Zuid-Limburg die niet wordt aangestuurd vanuit een landelijk hoofdkantoor. Dat betekent dat we snel kunnen schakelen, direct met je communiceren en de onboarding persoonlijk begeleiden.
Wat je van ons mag verwachten bij een overstap:
- Een vaste contactpersoon die de overdracht van begin tot eind coördineert
- Directe afstemming over lopende verzuimdossiers, zonder bureaucratische tussenstappen
- Heldere afspraken over bereikbaarheid, spreekuren en werkwijze, afgestemd op jouw organisatie
- Actieve ondersteuning bij het informeren van medewerkers over de overstap
- Een aanpak die aansluit bij jouw bedrijfscultuur, geen standaardproduct
Ben je benieuwd hoe het is om bij WVM Bedrijfsartsen te werken of wil je meer weten over een carrière als bedrijfsarts? Neem gerust contact met ons op. We vertellen je graag meer over de mogelijkheden en denken met je mee over jouw volgende stap. Bekijk onze vacatures of neem contact met ons op.
Veelgestelde vragen
Kan ik van arbodienst wisselen als er een medewerker langdurig ziek is?
Ja, dat kan. Langdurig ziekteverzuim is geen reden om vast te zitten aan je huidige arbodienst. De nieuwe bedrijfsarts neemt de begeleiding gewoon over, mits de overdracht goed is georganiseerd. Zorg dat het lopende re-integratiedossier volledig en actueel is vóór de overstap, zodat er geen vertraging ontstaat in de begeleiding van de zieke medewerker.
Wat als mijn medewerker liever bij de oude bedrijfsarts blijft?
Een medewerker heeft geen recht op een specifieke bedrijfsarts; de keuze van de arbodienst ligt bij de werkgever. Wat een medewerker wél heeft, is het recht op een second opinion bij een andere bedrijfsarts als hij of zij twijfelt aan het advies. Communiceer de overstap tijdig en transparant, zodat medewerkers weten wat ze kunnen verwachten en eventuele zorgen bespreekbaar zijn.
Hoe kies ik de juiste nieuwe arbodienst voor mijn organisatie?
Let niet alleen op de prijs, maar ook op bereikbaarheid, persoonlijk contact en kennis van jouw branche. Vraag tijdens een kennismakingsgesprek concreet naar de gemiddelde wachttijd voor een spreekuur, wie je vaste contactpersoon is en hoe de onboarding eruitziet. Een regionale arbodienst met korte lijnen werkt voor veel mkb-werkgevers beter dan een grote landelijke aanbieder met een anoniem callcenter.
Moet ik de overstap naar een nieuwe arbodienst melden bij de Arbeidsinspectie of een andere instantie?
Nee, je hoeft de overstap niet te melden bij de Nederlandse Arbeidsinspectie of een andere overheidsinstantie. Wel ben je als werkgever verplicht om altijd een contract te hebben met een gecertificeerde arbodienst of een erkende bedrijfsarts. Zorg dus dat het nieuwe contract ingaat op het moment dat het oude eindigt, zodat er geen periode is zonder arbodienstverlening.
Wat kost het om van arbodienst te wisselen?
De directe kosten van de overstap zelf zijn doorgaans beperkt, maar let op eventuele boeteclausules bij tussentijdse beëindiging van je huidige contract. Lees je overeenkomst goed door voordat je opzegt. Indirect kunnen er kosten zijn als de overdracht slecht verloopt en verzuimbegeleiding vertraging oploopt; investeer daarom in een goede voorbereiding en kies een nieuwe arbodienst die de onboarding actief begeleidt.
Hoe informeer ik mijn medewerkers het beste over de overstap naar een nieuwe arbodienst?
Communiceer de overstap schriftelijk en tijdig, bij voorkeur twee tot vier weken voor de ingangsdatum. Geef in je bericht aan wie de nieuwe bedrijfsarts is, hoe medewerkers een afspraak kunnen maken en wat er verandert in de dagelijkse werkwijze. Voor medewerkers met een lopend verzuimdossier is het extra belangrijk om persoonlijk contact op te nemen en hen gerust te stellen over de continuïteit van hun begeleiding.
Kan een nieuwe arbodienst ook helpen bij preventie en vitaliteitsbeleid, of alleen bij verzuimbegeleiding?
Een goede arbodienst doet meer dan alleen verzuim begeleiden. Denk aan preventief medisch onderzoek (PMO), risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E), werkplekbeoordelingen en advies over vitaliteitsbeleid. Bespreek bij het kennismakingsgesprek welke aanvullende diensten de nieuwe arbodienst aanbiedt en of deze aansluiten bij de behoeften van jouw organisatie, zodat je de samenwerking zo breed en waardevol mogelijk maakt.