Het is tijd om van bedrijfsarts of arbodienst te wisselen wanneer de samenwerking structureel niet meer aansluit bij de behoeften van je organisatie. Denk aan trage communicatie, weinig maatwerk of een aanpak die niet past bij je bedrijfscultuur. Hoe eerder je dit herkent, hoe minder schade het oplevert voor je verzuimdossiers en je medewerkers. In dit artikel beantwoorden we de belangrijkste vragen rondom overstappen naar een bedrijfsarts: van de signalen die je niet mag negeren tot wat je praktisch moet regelen.
Welke signalen geven aan dat de samenwerking niet meer werkt?
De samenwerking met je arbodienst werkt niet meer als je regelmatig te maken hebt met trage respons, vage adviezen of het gevoel dat je medewerkers als nummers worden behandeld. Een goede bedrijfsarts is bereikbaar, denkt proactief mee en kent de context van jouw organisatie. Ontbreekt dat, dan is dat een duidelijk signaal.
Concrete situaties die erop wijzen dat het tijd is om te kijken naar alternatieven:
- Je wacht structureel te lang op adviezen tijdens verzuimtrajecten, waardoor je risico loopt op sancties vanuit het UWV.
- Er is geen vaste contactpersoon en je legt elke keer opnieuw uit wat er speelt in je bedrijf.
- De aanpak voelt standaard aan en sluit niet aan bij de specifieke cultuur of sector van jouw organisatie.
- Medewerkers voelen zich niet gehoord tijdens gesprekken met de bedrijfsarts, wat leidt tot weerstand en langere verzuimtrajecten.
- Je ontvangt weinig tot geen preventief advies en de arbodienst schakelt pas in als het al te laat is.
Een arbodienst is geen leverancier die je passief op de achtergrond houdt. Het is een partner die actief bijdraagt aan de gezondheid en inzetbaarheid van je mensen. Als die rol niet wordt ingevuld, is overstappen een logische stap.
Wat zijn de wettelijke regels voor het wisselen van arbodienst?
Wettelijk gezien ben je als werkgever verplicht om een basiscontract te hebben met een gecertificeerde arbodienst of bedrijfsarts. Er is geen wet die je verbiedt om te wisselen, maar je bent wel gebonden aan de contractuele afspraken die je hebt gemaakt. Controleer altijd de opzegtermijn en eventuele boeteclausules in je huidige contract.
Wat je moet weten:
- Opzegtermijnen variëren, maar liggen vaak tussen de één en drie maanden. Kijk dit na in je contract.
- Je mag altijd tussentijds onderhandelen met je huidige arbodienst als de samenwerking niet goed loopt. Soms lost een gesprek meer op dan een overstap.
- Lopende verzuimdossiers gaan mee naar de nieuwe arbodienst. Je bent verplicht om continuïteit te borgen in de begeleiding van zieke medewerkers.
- De nieuwe arbodienst moet gecertificeerd zijn door een erkende instantie. Controleer dit altijd voordat je tekent.
Zorg dat je niet in een gat valt tussen twee contracten. Plan de overstap zo dat er geen periode is zonder dekking, zeker niet als je medewerkers in actieve verzuimtrajecten zitten.
Hoe verloopt de overstap naar een nieuwe bedrijfsarts in de praktijk?
Een overstap naar een nieuwe bedrijfsarts verloopt in de praktijk via een aantal vaste stappen: je zegt je huidige contract op, sluit een nieuw basiscontract af, draagt lopende dossiers over en zorgt dat medewerkers weten wie hun nieuwe contactpersoon is. Goed georganiseerd kost dit proces een paar weken, niet maanden.
Stap voor stap ziet het er zo uit:
- Controleer je huidige contract op opzegtermijn en eventuele voorwaarden.
- Oriënteer je op nieuwe aanbieders en vraag offertes op bij meerdere gecertificeerde arbodiensten.
- Zeg je huidige contract op met inachtneming van de opzegtermijn. Doe dit schriftelijk en bewaar de bevestiging.
- Sluit het nieuwe basiscontract af zodat er geen gat in de dekking valt.
- Draag lopende verzuimdossiers over. De nieuwe bedrijfsarts heeft alle relevante informatie nodig om de begeleiding naadloos voort te zetten.
- Informeer je medewerkers over de nieuwe arbodienst en wie hun aanspreekpunt is.
Een goede arbodienst helpt je actief bij de overdracht. Bereikbaarheid en persoonlijke aandacht zijn daarin belangrijk: je wilt niet dat medewerkers in een lopend traject merken dat er iets veranderd is zonder dat iemand hen heeft bijgepraat.
Wat moet je vergelijken bij het kiezen van een nieuwe arbodienst?
Bij het kiezen van een nieuwe arbodienst vergelijk je niet alleen de prijs, maar ook de bereikbaarheid, het aanbod van diensten, de manier van werken en of de aanpak past bij jouw organisatiecultuur. Een goedkope dienst die traag reageert of weinig maatwerk biedt, kost je uiteindelijk meer.
Let op deze punten bij je vergelijking:
- Bereikbaarheid en responstijden: Hoe snel reageert de bedrijfsarts bij verzuim? Is er een vaste contactpersoon?
- Aanbod van diensten: Biedt de arbodienst ook preventie, PMO’s, psychologische begeleiding en re-integratietrajecten, of alleen de wettelijke basisverplichtingen?
- Regionaal of landelijk: Een regionale arbodienst kent de lokale arbeidsmarkt en is vaak makkelijker bereikbaar. Grote landelijke aanbieders werken soms met meer bureaucratie en wisselende contactpersonen.
- Certificering: Controleer of de arbodienst gecertificeerd is en aan alle wettelijke eisen voldoet.
- Maatwerk vs. standaardpakket: Vraag hoe de arbodienst omgaat met specifieke situaties in jouw branche of bedrijfscultuur.
Op de homepage van WVM Bedrijfsartsen vind je een overzicht van de diensten en de aanpak die wij hanteren. Dat geeft je een goed beeld van wat een regionale, onafhankelijke arbodienst concreet kan bieden.
Wanneer is wachten op contractverlenging een risico?
Wachten op contractverlenging is een risico wanneer je al langere tijd ontevreden bent over de samenwerking, maar het contract nog niet afloopt. Elk kwartaal dat je wacht, is een kwartaal waarin verzuimtrajecten mogelijk niet optimaal worden begeleid, wat je blootstelt aan sancties van het UWV of langere uitval bij medewerkers.
Situaties waarin je niet moet wachten:
- Je hebt meerdere medewerkers in actief verzuim en de begeleiding verloopt stroef.
- Je hebt al een officiële waarschuwing of sanctie ontvangen van het UWV vanwege gebrekkige re-integratie-inspanningen.
- Je verwacht een reorganisatie of groei en de huidige arbodienst kan dat niet goed ondersteunen.
- Medewerkers geven structureel negatieve feedback over de bedrijfsarts of de aanpak.
In die gevallen is het verstandig om nu al te onderhandelen over tussentijdse beëindiging of om een parallel traject op te starten. Veel arbodiensten zijn bereid om mee te denken als je de situatie eerlijk bespreekt. Wachten klinkt veilig, maar het is dat zelden als de samenwerking al niet meer werkt.
Lees ook meer over ons team van bedrijfsartsen en specialisten om een idee te krijgen van de mensen met wie je samenwerkt.
Hoe WVM Bedrijfsartsen helpt bij de overstap
Als je besluit om over te stappen naar een nieuwe bedrijfsarts, zorgen wij dat dat soepel verloopt. WVM Bedrijfsartsen is een regionale, volledig onafhankelijke arbodienst in Zuid-Limburg. We werken niet vanuit een landelijk hoofdkantoor met standaardprotocollen, maar leveren maatwerk dat past bij jouw organisatie. Dat merk je direct: vaste contactpersonen, korte lijnen en een aanpak die aansluit bij jouw bedrijfscultuur.
Wat we concreet bieden bij een overstap:
- Persoonlijke overdracht van lopende verzuimdossiers, zodat medewerkers niets merken van de wisseling.
- Een vast aanspreekpunt voor werkgever én medewerker, vanaf dag één.
- Preventief advies naast de wettelijke verplichtingen, zodat je minder verzuim krijgt in plaats van alleen te reageren als het er al is.
- Multidisciplinaire ondersteuning door bedrijfsartsen, bedrijfsverpleegkundigen, arbeidshygiënisten en arbeidsdeskundigen.
- Geen bureaucratie: directe communicatie met de bedrijfsarts, zonder tussenlagen.
Ben je benieuwd hoe het is om bij WVM Bedrijfsartsen te werken of wil je meer weten over een carrière als bedrijfsarts? Neem contact met ons op. We vertellen je graag meer over de mogelijkheden en denken met je mee over jouw volgende stap. Of bekijk onze vacatures en ontdek wat WVM voor jou te bieden heeft.
Veelgestelde vragen
Kan ik tussentijds van arbodienst wisselen zonder boete te betalen?
Dat hangt volledig af van de voorwaarden in je huidige contract. Sommige contracten bevatten boeteclausules of verplichten je tot het betalen van de resterende contractwaarde bij tussentijdse opzegging. Lees je contract goed door en ga, als de samenwerking structureel niet werkt, altijd eerst het gesprek aan met je huidige arbodienst. In de praktijk zijn veel aanbieders bereid om tot een minnelijke oplossing te komen, zeker als je de problemen concreet en gedocumenteerd kunt onderbouwen.
Wat gebeurt er met mijn lopende verzuimdossiers tijdens de overstap?
Lopende verzuimdossiers gaan mee naar de nieuwe arbodienst en de continuïteit van begeleiding is wettelijk verplicht. In de praktijk betekent dit dat de nieuwe bedrijfsarts alle relevante informatie overdragen krijgt, zoals het probleemanalyse, re-integratieplan en de correspondentie met het UWV. Een goede nieuwe arbodienst neemt hierin het voortouw en zorgt dat medewerkers zo min mogelijk merken van de wisseling. Zorg dat je zelf ook een kopie bewaart van alle dossiers voordat je het huidige contract opzegt.
Hoe lang duurt het gemiddeld voordat een nieuwe arbodienst volledig operationeel is voor mijn organisatie?
In de meeste gevallen is een nieuwe arbodienst binnen twee tot vier weken volledig operationeel, mits de overdracht van dossiers soepel verloopt en de contracten op tijd zijn getekend. De eerste kennismaking en het intakegesprek vinden doorgaans al in de eerste week plaats, zodat de nieuwe bedrijfsarts snel de context van jouw organisatie leert kennen. Plan de overstap bij voorkeur buiten drukke periodes of reorganisaties, zodat er voldoende aandacht is voor een zorgvuldige start.
Wat zijn de meest gemaakte fouten bij het wisselen van arbodienst?
De meest voorkomende fout is overstappen zonder een nieuwe overeenkomst klaar te hebben, waardoor er tijdelijk geen arbodekking is — wat juridisch risico oplevert. Andere veelgemaakte fouten zijn: te laat opzeggen waardoor je een extra contractperiode vastzit, medewerkers niet informeren over de wisseling, en uitsluitend op prijs vergelijken zonder te letten op bereikbaarheid en maatwerk. Neem de tijd voor een zorgvuldige selectie en zorg dat de overdracht van dossiers volledig is afgerond voordat het oude contract eindigt.
Moet ik mijn medewerkers informeren over de wisseling van bedrijfsarts, en zo ja, hoe?
Ja, het is zowel praktisch als verstandig om medewerkers tijdig te informeren, zeker als er actieve verzuimtrajecten lopen. Communiceer helder wie de nieuwe bedrijfsarts is, hoe zij contact kunnen opnemen en wat er verandert in de aanpak. Een kort intern bericht via e-mail of intranet, aangevuld met een persoonlijk gesprek voor medewerkers in een lopend traject, is doorgaans voldoende. Transparante communicatie voorkomt onrust en versterkt het vertrouwen van medewerkers in het nieuwe proces.
Kan een kleine of middelgrote organisatie ook terecht bij een gespecialiseerde arbodienst, of is dat alleen weggelegd voor grote bedrijven?
Gespecialiseerde en regionale arbodiensten werken juist vaak goed voor kleine en middelgrote organisaties, omdat zij meer maatwerk kunnen bieden dan grote landelijke ketens. Voor een mkb-bedrijf is een vaste contactpersoon die jouw organisatie echt kent soms nog waardevoller dan voor een groot bedrijf met een eigen HR-afdeling. Vraag bij een oriëntatie altijd hoe de arbodienst omgaat met kleinere klanten en of de dienstverlening schaalbaar is als jouw organisatie groeit.
Hoe weet ik of een nieuwe arbodienst daadwerkelijk gecertificeerd en betrouwbaar is?
Controleer of de arbodienst gecertificeerd is via een erkende certificerende instelling, zoals DEKRA of Lloyd’s Register. Gecertificeerde arbodiensten zijn verplicht te voldoen aan de normen uit de Arbeidsomstandighedenwet en worden periodiek geauditeerd. Vraag daarnaast altijd naar referenties van vergelijkbare organisaties en bekijk of de bedrijfsartsen geregistreerd staan in het BIG-register. Een transparante arbodienst deelt deze informatie zonder aarzeling.