Ja, als werkgever kun je van arbodienst wisselen. Of dat gemakkelijk gaat, hangt vooral af van je huidige contract: de opzegtermijn, eventuele automatische verlengingen en afspraken over lopende verzuimdossiers bepalen hoe soepel de overstap verloopt. Met de juiste voorbereiding is het proces goed te regelen. In dit artikel lopen we de belangrijkste vragen langs die je jezelf moet stellen voordat je de stap zet.
Wat zijn de contractuele voorwaarden bij een arbodienst?
De contractuele voorwaarden bij een arbodienst bepalen wanneer en hoe je de samenwerking kunt beëindigen. De meeste arbodiensten werken met contracten van één tot drie jaar, een opzegtermijn van één tot drie maanden en een automatische verlengingsclausule als je niet tijdig opzegt. Lees je contract dus goed door voordat je actie onderneemt.
Concrete zaken om op te letten:
- Contractduur: voor hoelang heb je je vastgelegd?
- Opzegtermijn: hoe ver van tevoren moet je opzeggen om niet automatisch te verlengen?
- Verlengingsclausule: verlengt het contract automatisch, en zo ja, voor hoe lang?
- Boeteclausule: zijn er financiële consequenties bij voortijdige beëindiging?
- Overdrachtsafspraken: wat zijn de afspraken over de overdracht van dossiers?
Grote, landelijke arbodiensten hanteren soms strakke standaardcontracten met weinig ruimte voor maatwerk. Bij een regionale, onafhankelijke arbodienst zijn de contractvoorwaarden vaak transparanter en persoonlijker besproken, wat later minder verrassingen oplevert.
Wanneer mag je als werkgever van arbodienst wisselen?
Je mag van arbodienst wisselen zodra je contract afloopt of als je binnen de opzegtermijn opzegt. In sommige gevallen kun je ook tussentijds wisselen, bijvoorbeeld als de arbodienst structureel tekortschiet in haar verplichtingen. Dat vereist wel dat je dit goed kunt aantonen en eventueel juridisch laat toetsen.
Er zijn drie situaties waarin werkgevers doorgaans overstappen:
- Contractverloop: je contract loopt af en je besluit niet te verlengen.
- Wanprestatie: de arbodienst levert aantoonbaar niet wat is afgesproken, zoals trage respons of onjuiste begeleiding.
- Strategische keuze: je wilt meer maatwerk, betere bereikbaarheid of een andere aanpak die beter bij je organisatie past.
Tussentijds opzeggen bij wanprestatie is juridisch mogelijk, maar vraagt voorbereiding. Documenteer klachten, communiceer schriftelijk met je huidige arbodienst en raadpleeg zo nodig een jurist of HR-adviseur.
Hoe verloopt het overstapproces naar een nieuwe arbodienst?
Het overstapproces naar een nieuwe arbodienst verloopt in een paar stappen: je beëindigt het oude contract, sluit een nieuw contract af, regelt de overdracht van dossiers en informeert je medewerkers. Gemiddeld kost een zorgvuldige overstap twee tot drie maanden, dus begin op tijd.
Een praktische volgorde:
- Controleer je huidige contract op opzegtermijn en einddatum.
- Oriënteer je op nieuwe arbodiensten en vraag offertes op.
- Zeg je huidige contract tijdig op, bij voorkeur schriftelijk en aangetekend.
- Sluit een nieuw contract af met de gekozen arbodienst.
- Regel de overdracht van alle lopende verzuimdossiers.
- Informeer je medewerkers over de nieuwe arbodienst en het nieuwe aanspreekpunt.
Goede bereikbaarheid en persoonlijk contact met je nieuwe arbodienst zijn in deze fase extra belangrijk. Je wilt snel kunnen schakelen, zeker als er actieve verzuimdossiers lopen. Dat is precies waar een regionale arbodienst het verschil maakt ten opzichte van een groot landelijk bedrijf: je belt iemand die je kent en die direct actie onderneemt.
Wat gebeurt er met lopende verzuimdossiers bij een overstap?
Lopende verzuimdossiers moeten bij een overstap worden overgedragen aan de nieuwe arbodienst. Dit is een wettelijke verplichting: de continuïteit van de begeleiding van zieke medewerkers mag niet in gevaar komen. De oude arbodienst is verplicht om relevante dossierinformatie over te dragen, mits de betrokken medewerker daarvoor toestemming geeft.
Let op het volgende bij de overdracht van dossiers:
- Toestemming van de medewerker: medische gegevens mogen alleen worden gedeeld met expliciete toestemming van de werknemer.
- Voortgang van re-integratietrajecten: zorg dat de nieuwe bedrijfsarts direct op de hoogte is van de stand van zaken, zodat er geen vertraging optreedt in de begeleiding.
- Wettelijke termijnen: de Wet verbetering poortwachter stelt strikte eisen aan de timing van stappen in het re-integratieproces. Een overstap mag hier geen vertraging in veroorzaken.
Plan de overstap bij voorkeur op een moment dat het aantal actieve dossiers laag is. Dat maakt de overdracht overzichtelijker en verkleint de kans op fouten of miscommunicatie.
Waar moet je op letten bij het kiezen van een nieuwe arbodienst?
Bij het kiezen van een nieuwe arbodienst let je op bereikbaarheid, maatwerk, de kwalificaties van het team en de mate waarin de aanpak aansluit bij jouw bedrijfscultuur. Prijs is een factor, maar mag niet de enige zijn: een goedkope arbodienst die traag reageert of standaardoplossingen levert, kost je op de lange termijn meer.
Relevante criteria op een rij:
- Bereikbaarheid: hoe snel kun je iemand bereiken bij een urgent geval? Heb je een vaste contactpersoon?
- Multidisciplinair team: beschikt de arbodienst over bedrijfsartsen, bedrijfsverpleegkundigen, arbeidsdeskundigen en andere specialisten?
- Maatwerk vs. standaardpakket: past de arbodienst haar aanpak aan op jouw organisatie, of krijgt iedereen hetzelfde product?
- Regionale kennis: een lokale arbodienst kent de regionale arbeidsmarkt en kan sneller schakelen.
- Transparantie over kosten: zijn de tarieven helder en zijn er geen verborgen kosten?
- Filosofie en aanpak: sluit de visie van de arbodienst aan bij hoe jij naar gezondheid en inzetbaarheid kijkt?
Vraag altijd een kennismakingsgesprek aan voordat je tekent. Zo kom je erachter of er een klik is, hoe de arbodienst communiceert en of ze echt begrijpen wat jouw organisatie nodig heeft.
Hoe WVM Bedrijfsartsen helpt bij overstappen naar een nieuwe arbodienst
Bij WVM Bedrijfsartsen begrijpen we dat overstappen naar een nieuwe arbodienst vragen oproept. Wij zijn een volledig onafhankelijke, regionale arbodienst in Zuid-Limburg, niet gebonden aan een verzekeraar of landelijk hoofdkantoor. Dat betekent dat we echt maatwerk kunnen leveren en de aanpak afstemmen op jouw organisatie, niet op een standaardprotocol.
Wat we voor je doen bij een overstap:
- We bespreken je huidige situatie en kijken samen wat er nodig is voor een soepele overdracht.
- We zorgen voor continuïteit in de begeleiding van lopende verzuimdossiers, zodat medewerkers niets merken van de overstap.
- Je krijgt een vaste contactpersoon die je kent en die direct bereikbaar is, geen callcenter of ticketsysteem.
- Ons multidisciplinaire team, met bedrijfsartsen, bedrijfsverpleegkundigen, arbeidshygiënisten en arbeidsdeskundigen, staat klaar om je medewerkers te ondersteunen.
- We werken vanuit de Positieve Gezondheidstheorie: niet alleen gericht op verzuim, maar op duurzame inzetbaarheid en vitaliteit.
Ben je benieuwd hoe het is om bij WVM Bedrijfsartsen te werken of wil je meer weten over een carrière als bedrijfsarts? Neem contact met ons op. We vertellen je graag meer over de mogelijkheden en denken met je mee over jouw volgende stap. Of bekijk onze vacatures en ontdek wat we te bieden hebben.
Veelgestelde vragen
Kan ik van arbodienst wisselen als mijn contract automatisch is verlengd?
Ja, dat is mogelijk, maar je zit dan gebonden aan de nieuwe contractperiode. Je kunt de samenwerking beëindigen zodra deze verlengde periode afloopt, mits je opnieuw tijdig opzegt binnen de geldende opzegtermijn. Heb je de automatische verlenging gemist? Controleer dan of er gronden zijn voor tussentijdse ontbinding, zoals aantoonbare wanprestatie, en laat dit zo nodig juridisch toetsen.
Hoe lang duurt het gemiddeld voordat een nieuwe arbodienst volledig operationeel is voor mijn organisatie?
Reken op twee tot vier weken voor de formele opstart, maar een volledige inbedding in je organisatie duurt doorgaans één tot drie maanden. In die periode leert de nieuwe bedrijfsarts je bedrijf, je medewerkers en de lopende dossiers kennen. Een goede onboarding, waarbij je de nieuwe arbodienst actief introduceert bij leidinggevenden en HR, versnelt dit proces aanzienlijk.
Wat als een zieke medewerker geen toestemming geeft voor de overdracht van zijn of haar dossier?
Als een medewerker geen toestemming geeft, mag de oude arbodienst de medische gegevens niet overdragen. In dat geval start de nieuwe bedrijfsarts feitelijk opnieuw met de begeleiding, op basis van wat de medewerker zelf deelt. Om vertraging in het re-integratieproces te voorkomen, is het verstandig om medewerkers tijdig en transparant te informeren over de overstap en het belang van een soepele overdracht uit te leggen.
Welke veelgemaakte fouten moet ik vermijden bij het opzeggen van mijn huidige arbodienst?
De meest voorkomende fouten zijn: te laat opzeggen waardoor het contract automatisch verlengt, mondeling opzeggen zonder schriftelijke bevestiging, en de overdracht van dossiers niet contractueel vastleggen. Zeg altijd schriftelijk op, bij voorkeur aangetekend, en bewaar de bevestiging. Leg ook vooraf vast binnen welke termijn de oude arbodienst de dossiers moet overdragen, zodat je niet afhankelijk bent van hun medewerking achteraf.
Moet ik mijn medewerkers informeren over de overstap naar een nieuwe arbodienst, en zo ja, hoe?
Ja, het is zowel wettelijk als praktisch verstandig om medewerkers tijdig te informeren. Communiceer via een interne nieuwsbrief, teamoverleg of een bericht op het intranet wie de nieuwe arbodienst is, wat er verandert en wie hun nieuwe aanspreekpunt wordt. Duidelijke communicatie voorkomt onzekerheid bij medewerkers en zorgt ervoor dat zij weten waar ze terechtkunnen bij ziekte of vragen over hun gezondheid.
Is het goedkoper om van arbodienst te wisselen dan mijn huidige contract te verlengen?
Dat hangt af van je huidige tarieven, de omvang van je organisatie en wat je nieuwe arbodienst aanbiedt. Een overstap brengt eenmalige kosten met zich mee, zoals tijd voor de oriëntatie en de overdracht van dossiers, maar kan op jaarbasis goedkoper uitvallen als je huidige arbodienst hoge tarieven hanteert of onderprestaties levert die leiden tot langdurig verzuim. Vraag altijd meerdere offertes op en vergelijk niet alleen de prijs, maar ook wat er precies inbegrepen is.
Kan ik als kleine werkgever ook wisselen van arbodienst, of is dat alleen weggelegd voor grote bedrijven?
Wisselen van arbodienst is voor elke werkgever mogelijk, ongeacht de bedrijfsomvang. Voor kleine werkgevers is het zelfs extra de moeite waard om te vergelijken, omdat een regionale of onafhankelijke arbodienst vaak beter aansluit bij de schaal en de behoeften van een kleinere organisatie. Grote landelijke arbodiensten werken soms met standaardpakketten die niet altijd kostenefficiënt zijn voor bedrijven met weinig medewerkers.
Gerelateerde artikelen
- Welke rol heeft preventie in het dagelijkse werk van een bedrijfsarts?
- Welke 3 verschillen bepalen jouw keuze tussen twee arbodiensten als werkgever?
- Hoe vaak heb je patiëntcontact als bedrijfsarts?
- Hoeveel verdient een bedrijfsarts gemiddeld per maand?
- Welke competenties heb je nodig om bedrijfsarts te worden?